Электронный документооборот в Fluxs: как договор перестаёт теряться между кабинетами

Где сейчас договор?

Этот вопрос в любой компании задают чаще, чем кажется. Менеджер отправил договор юристу во вторник. В четверг клиент спрашивает, когда подпишем. Менеджер пишет юристу. Юрист отвечает, что давно всё посмотрел и отдал в бухгалтерию. Бухгалтерия говорит, что ничего не получала, хотя, может, это было в том письме с пятью вложениями… Нашли в пятницу вечером — в почте у финансового директора, который был в отпуске.

Никто здесь не ленился и не саботировал. Просто у документа не было маршрута. Были люди, почта и память.

Мы долго смотрели на такие истории у себя и у клиентов и в итоге сделали в Fluxs модуль «Документооборот». Расскажу, как он устроен и чего в нём нет — второе тоже важно.

Маршрут вместо пересылки

Главная мысль простая: у каждого вида документа есть путь, и этот путь описан заранее. Договор идёт к руководителю автора, потом одновременно к юристу и в бухгалтерию, потом к директору на подпись. Приказ — в отдел кадров и к генеральному. Служебная записка на закупку — к руководителю, а если сумма больше заданной, ещё и к финансовому контролёру.

Маршрут рисуется схемой из блоков и стрелок. Можно сделать параллельные ветки: юрист и бухгалтерия смотрят одновременно, и документ не ждёт, пока один передаст другому. Можно поставить условие по сумме, контрагенту или любому своему полю вида. Можно сказать «хватит решения одного юриста из трёх». Людей в маршрут не обязательно вписывать поимённо: правило «руководитель автора» или «все с ролью „Юрист“» подберёт нужного человека само.

Дальше документ просто идёт. Каждый участник получает задачу и уведомление — в колокольчик, на почту, в мессенджер, как настроите. Сроки считаются в рабочих часах по производственному календарю, поэтому пятница вечером не съедает выходные у согласующего. Если срок вышел, документ можно передать руководителю или согласовать автоматически — это тоже задаётся в маршруте.

Решают по-прежнему люди. Система берёт на себя остальное: передаёт дальше, напоминает, записывает, кто и что сказал.

Замечания и версии

Юрист вернул договор с замечанием — нормальная ситуация. Автор загружает исправленную версию, и система показывает, что именно поменялось. Согласование продолжается с того этапа, где остановилось, а не с самого начала. Каждое решение привязано к конкретной версии файла, так что потом уже не выяснишь «я согласовывал другую редакцию».

Подпись

Для внутренних документов обычно хватает простой электронной подписи: человек получает на почту шестизначный код и подтверждает решение. Система записывает, кто подписал, какую версию, когда и с какого адреса.

Для договоров с контрагентами есть квалифицированная подпись через КриптоПро. Подпись ставится прямо в браузере, своим сертификатом, закрытый ключ никуда не уходит. Можно включить штамп времени удостоверяющего центра. Подпись хранится рядом с документом, её можно проверить на Госуслугах. Если КЭП вам не нужна, она выключается в настройках.

Клиент тоже в маршруте

Отдельно скажу про согласование с клиентом, потому что его просили чаще всего. На нужном этапе маршрута договор уходит клиенту ссылкой на почту. Регистрироваться ему не надо: он открывает документ, нажимает «Согласовать» или «Есть замечания», подтверждает кодом из письма. При замечаниях может приложить свою редакцию — она появится в карточке, и её можно сделать новой версией документа.

Кадры

Приказы, положения, инструкции согласуются и подписываются так же, но у них есть своя боль: ознакомление. Раньше это лист с подписями и обход кабинетов. Теперь выбираете всех сотрудников, отдел или роль. Каждый получает уведомление и отмечается «Ознакомлен». В карточке видно «ознакомлены 184 из 200», рядом кнопка «Напомнить» и выгрузка в Excel. Кадровые документы с персональными данными закрываются грифом, об этом ниже.

Что будет, если кто-то полезет в базу

Этот вопрос нам задали на одной из первых демонстраций, и он правильный. Обычная система верит тому, что лежит в базе данных. Админ с доступом к серверу может поправить дату решения — и никто не заметит.

Здесь заметят. Журнал событий по каждому документу связан криптографической цепочкой: исправили запись, удалили или вставили новую — карточка покажет, с какого места журнал нарушен. Подписи и решения клиентов закрыты печатью на секретном ключе сервера. У каждой версии файла хранится контрольная сумма, поэтому подмену файла на диске тоже видно. Раз в сутки система сама проверяет все журналы.

Плюс грифы. Документ с грифом «Конфиденциально» видят только участники, список допуска и владелец аккаунта — даже администраторы модуля его не откроют. Все открытия и скачивания пишутся в журнал, а копия выдаётся с водяным знаком: ФИО получателя и дата на каждой странице.

ИИ — но аккуратно

В модуле есть ИИ-проверка договоров по вашему чек-листу. Она отмечает, что выполнено, где риск и чего не хватает, и к каждому выводу приводит цитату из текста. Юрист смотрит на спорные места, а не перечитывает всё подряд. Это платное дополнение, тариф зависит от числа проверок в месяц и объёма документа.

Одна оговорка, и мы считаем её принципиальной. Для проверки текст уходит внешнему ИИ-сервису. Поэтому документы с грифом по умолчанию на проверку не отправляются, пока администратор явно не разрешит это в настройках.

Ещё есть ИИ-ассистент, он бесплатный. Ему можно написать: «Создай договор поставки с ООО „Ромашка“ на 1,2 млн и отправь по маршруту „Договоры поставки“». Он найдёт вид, шаблон и маршрут по названию, покажет карточку документа и создаст его только после вашего «подтверждаю». Утром он же подскажет, что ждёт вашего решения.

Чего в модуле нет

Честно, чтобы не было сюрпризов.

Обмена с операторами ЭДО — Диадоком, СБИСом — нет. Это СЭД, система для документооборота внутри компании. Внешнюю сторону мы подключаем ссылкой на согласование и квалифицированной подписью. Входящие письма из почты сами в документы пока не превращаются. Отдельного экрана в Android-приложении тоже пока нет: согласовать можно в веб-версии Fluxs, в том числе с телефона, и из уведомления бота в мессенджере.

Сколько стоит и как начать

Модуль бесплатный и входит в тарифы «Бизнес» и «Холдинг». Платная только ИИ-проверка.

Начать можно за один день, и это не маркетинговое преувеличение. Есть готовый набор: договор, приказ, служебная записка, входящие и исходящие, уже с маршрутами. Добавляете людей и роли, правите маршруты под себя, при желании переносите старый архив — таблицей и файлами, без лишних уведомлений. И отправляете первый договор.

Подробнее о возможностях, с примером маршрута, который можно собрать прямо на странице: Система электронного документооборота Fluxs.